اصول KPI

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) ابزارهای مدیریتی برای نظارت و بهبود فرآیندهای تجاری هستند. اگر شما به اهداف تجاری خود ضربه می زنید ، به مرور زمان بهبود می یابید و به پیش بینی رشد آینده کمک می کنید ، KPI ها در درک مفید هستند. آنها همچنین نمادی برای افراد سازمان هستند که بتوانند در برابر آن تجمع کنند و در مقابل آن لنگر بزنند ، وضوح و تراز کردن اهداف متقاطع دپارتمان را ارائه دهند.

مطالب زیادی وجود دارد که KPI چیست (و یک متریک چیست ، و چه معیاری است ، ...) و چرا آنها مهم هستند 1 من نمی توانم تفاوت بین KPI ، یک متریک یا a را بررسی کنماندازه گرفتن. این ظرافت ها به بحث ما مربوط نمی شوند. واداین محتوا نیز معمولاً برای غیر آنالیزورها نوشته شده است-مفید ، اما همواره باعث می شود که من بخواهم بیشتر بخواهم. امروز می خواهم چند اصل اصلی مربوط به KPI ها را که به طور خاص برای تحلیلگران و دانشمندان داده است ، تشریح کنم. من بحث خواهم کرد: چگونه KPI ها باید در یک سازمان ساختار یافته باشند ، و چرا تجزیه و تحلیل ، می تواند به بهترین وجه با ذینفعان در تعیین بهترین KPI ها برای آنها همکاری کند

KPI ها باید در چارچوب عملیاتی سازمان قرار بگیرند

شاخص های کلیدی عملکرد شاخص های پیشرفت به سمت برخی از اهداف هستند. آنها مهم هستند زیرا آنها برای افرادی که از آنها استفاده می کنند و همچنین دید برای مدیریت برای درک چگونگی روند کار ، جهت گیری می کنند.

با این حال ، بیش از حد از KPI ها آسان است ، به عنوان مثال ، فقط به این دلیل که برخی خوب هستند ، به این معنی نیست که بیشتر بهتر است. KPI ها باید در بین تیم ها معقول باشند و سازمان را بالا و پایین داشته باشند.

KPI ها باید یک داستان را بیان کنند

در حالت ایده آل KPI ها باید این داستان را بگویند که سازمان شما می خواهد بگوید. KPI ها به افراد کمک می کنند تا روایت کیفی ("ما شادی را در زیر جوامع خدمت کرده ایم") به یک اقدام کمی ("٪ از کاربران درگیر در 30 روز گذشته" تبدیل کنند).

داستان باید در سطح شرکت شروع شود و برای هر تیم و فرد فیلتر شود. در هر لایه باید مجموعه ای از KPI ها وجود داشته باشد که مانند یک DAG ، هرچند شل و ول ، به هم وصل شوند.

فهمیدن چگونگی ارتباط KPI ها یک تمرین مفید است و تضمین می کند که همه در جهت اهداف یکسان تلاش می کنند.

KPI ها باید برای سازمان شما معنی داشته باشند

برخی از KPI ها ممکن است در واقع بسیار خاص باشند و فقط تعداد معدودی از افراد در یک تیم خاص اهمیت می دهند. اما همانطور که در بالا ذکر شد ، هر KPI به نوعی با سایر KPI های دیگر سازمان مرتبط است. تیم ها نمی توانند در سطح جهانی در سیلوها بهینه شوند. بهبود KPI در یک تیم نباید به هزینه تیم دیگری برسد. یک نمونه بارز این امر باعث می شود بسیاری از موارد منجر به تبدیل جریان شوند. بازاریابی ممکن است اهداف خط برتر خود را خرد کند اما محصول با کاربران غیرقابل قبول که از قیف خرید خارج می شوند ، بیش از حد بارگذاری می شود.

مثال دیگر: امور مالی می خواهد به یک حاشیه سود خاص در یک خط تجاری دست یابد و آنها برخی از اقدامات کاهش هزینه را مشخص می کنند ، این بدان معنی است که برخی از تیم ها باید اولویت های خود را تغییر دهند. این کارکردها برای تعیین چگونگی دستیابی به اهداف خود بدون ایجاد اصطکاک باید با هم کار کنند.

تجزیه و تحلیل باید درگیر شود

تیم تحلیلی بهترین موقعیت برای کمک به تیم ها در مورد KPI ها است زیرا آنها به طور معمول از بسیاری از کارکردهای عملیاتی پشتیبانی می کنند ، و بنابراین بینشی در مورد آنچه این توابع انجام می دهند و نحوه اتصال آنها به صورت و یا همکاری نزدیک با مدل داده ، زیرساخت ها و زیرساخت ها دارندمحلول داشبورد. تحلیلگران باید در مورد چگونگی محاسبه KPI ها و چگونگی آشتی آنها علیه یکدیگر نظر داده شوند.

به عنوان مثال ، امور مالی ممکن است به دنبال هزینه هر خرید (CPA) توسط خط تولید باشد و بازاریابی ممکن است CPA را توسط کانال بازاریابی در نظر بگیرد. تجزیه و تحلیل باید اطمینان حاصل کند که این دو KPI از همان منبع حقیقت محاسبه می شوند و قابل سازش هستند ، در غیر این صورت مردمی نمی دانند KPI به آنها اعتماد دارند و این باعث سردرگمی به تصمیم گیری می شود.

KPI های مناسب را برای هر تیم شناسایی کنید

هنگامی که یک چارچوب KPI وجود داشته باشد ، تحلیلگر باید نحوه انتخاب بهترین مجموعه KPI ها را در هر سطح (ارگ ، تیم ، فردی) در نظر بگیرد. اولین قدم شناسایی شخصی است که در نهایت مسئولیت KPI مسئولیت پذیر (پاسخگو) است ، حتی اگر چندین نفر در آن نقش داشته باشند. شما باید در هر تیم یا عملکردی که به عنوان شریک فکر شما و صاحب KPI عمل می کند ، یک ذینفع را پیدا کنید. با این فرد کار کنید تا جزئیات مربوط به آن را بیان کنید:

• KPI واقعاً اندازه گیری می کند؟
• چقدر تأثیر بر KPI دارید؟
• وقتی متفاوت باشد چه خواهید کرد؟
• چند بار باید آن را مشاهده کنید؟

همه باید موافقت کنند و درک کنند که دقیقاً چه چیزی اندازه گیری می شود

ذینفع باید دقیقاً بداند که چه چیزی در محاسبه KPI می رود. به عنوان مثال ، اگر می خواستید رشد کاربران فعال ماهانه را حساب کنید ، بسیار مهم است که تعریف و محاسبه شما با آنچه که تجارت انتظار دارد باشد.

• آیا "ماهانه" به معنای 30 روز گذشته است یا از پایان ماه کامل قبلی؟
• "کاربر فعال" چیست؟حداقل یک کلیک؟حداقل یک سهم؟و آیا همه افراد در تیم با این تعریف موافق هستند (اشاره: این را در فرهنگ لغت داده خود قرار دهید)؟
• چگونه به رشد فکر می کنید؟آیا در مقابل 30 روز گذشته است؟پارسال همین موقع؟

اطمینان حاصل کنید که می توانید بر تغییر تأثیر بگذارید

برخی از KPI ها معیارهای غرور هستند که افراد باید درونی شوند اما اگر اصلاً انتظار ندارند تأثیر زیادی بگذارند. بیشتر اعداد "همه زمان" به عنوان معیارهای غرور واجد شرایط هستند. بسیار جالب است که بدانید چند اشتراک برای روابط عمومی یا روحیه یا برای یک جلسه هیئت مدیره دارید ، اما در روز به روز بسیار مفید نیست. سایر KPI ها به طور مستقیم قابل تأثیر هستند. این KPI ها بسیار خاص هستند و فقط ممکن است برای تعداد معدودی از افراد در یک تیم خاص اعمال شوند. مثالها عبارتند از:

• میانگین زمان بارگذاری صفحه
• تعداد قطع در 7 روز گذشته
• زمان بین مرحله A و مرحله B سفر کاربر (جایی که A و B تقریباً در کنترل شما هستند)
• ٪ از مرحله A و مرحله B ، توسط گروه مربوطه ، کنار می رود

شما و ذینفعان مستقیماً مسئول فرایندی هستند که KPI در حال ضبط است باید از قضاوت جمعی شما در تعیین میزان تأثیرگذاری بر KPI استفاده کند. من به زحمت نمی توانم میزان نفوذ را کمیت کنم ، اما در مورد اینکه چرا فکر می کنید می توانید این KPI را تغییر دهید ، عمدی باشم.

پیش از زمان یک برنامه عملی تهیه کنید

اکنون که برخی از KPI ها را شناسایی کرده اید که می توانید روی آن تأثیر بگذارید و ارزش ردیابی آن را دارید ، قدم سخت بردارید و در مورد آنچه انجام می دهید وقتی این KPI تغییر می کند فکر کنید. صبر نکنید تا ماه آینده دو برابر شود قبل از اینکه یک برنامه عملی را جمع کنید. من همیشه از ذینفعان خود می پرسم: "اگر این KPI 10 ٪ کاهش یابد ، آیا در مورد آن کاری انجام می دهید؟حدود 50 ٪؟و اگر چنین است ، دقیقاً و چرا؟ "این یک بررسی خوب در مورد داشتن KPI های بی فایده بیش از حد است. برنامه عمل مهم است - شما فقط یک مانیفست ، فقط برخی از اندیشه ها و عمد را نمی خواهید.

بیش از هر تغییر واکنش نشان ندهید

مربوط به موارد بالا، فقط به این دلیل که KPI متفاوت است لزوماً به این معنی نیست که باید به آن واکنش نشان دهید. هر چند وقت یکبار کسب و کار شما به روش هایی تغییر می کند که ممکن است KPI را تغییر دهد. به طور کلی، KPIهایی که اغلب به اطراف پرش می کنند، نسبت به آنهایی که افزایش یا کاهش سکولار را در دوره های زمانی معنی دار نشان می دهند، واکنش کمتری را تضمین می کنند. سه گزینه برای تفسیر بهتر KPI هیجان انگیز و مورد علاقه خود دارید:

• آن را صاف کنید. روش های رایج شامل میانگین های چرخشی ۷ روزه یا برخی از عوامل پوسیدگی هستند فقط مطمئن شوید که KPI تغییر یافته معنای اصلی خود را بیش از حد از دست ندهد.
• نسبت به تغییرات % شک داشته باشید - کسرها، به خصوص اگر صورت و مخرج به اطراف بپرند، بسیار سخت می توان پین کرد. وقتی اعداد کوچک هستند، انتظار 200% دلتا یا موارد مشابه را داشته باشید.
• کنترل گروه ها - این باید همیشه برای KPI های مبتنی بر زمان صادق باشد. به یاد داشته باشید که گروه های سنی مختلف در زمان های مختلف بالغ می شوند و مقایسه سیب به سیب را دشوارتر می کنند.

بررسی KPIها با سرعت مناسب چند بار تکرار خواهد شد، اما اگر تأثیرپذیری KPI را جفت کنید و از قبل یک برنامه اقدام داشته باشید، به شما کمک می کند رویکردی ساختاریافته برای درک و عمل کردن اطلاعات در صورت ارائه داشته باشید.

نتیجه

همه خواهان KPI هستند، اما بسیاری از افراد با بیان چیستی و چرایی مشکل دارند. امیدواریم موارد فوق به شما در مکالمات با سهامداران و تفکر خود در هنگام در نظر گرفتن اینکه کدام KPI برای کسب و کار شما مهم هستند کمک کند.

ایلان من

ایلان معاون داده و تجزیه و تحلیل در Brooklyn Data Co.، رهبری بخش مراقبت های بهداشتی و علوم زندگی است. او عاشق فکر کردن به اعداد، تفکر فلسفی و ترسیم مسیرهای دوچرخه بهینه در اطراف شهر است. وقتی بیش از حد تجزیه و تحلیل نمی کند، با پسرانش در پارک پراسپکت می دود.